Время на чтение ~8 минут
Управление удаленными сотрудниками может казаться довольно непростой задачей, но знание некоторых тонкостей может помочь удаленным сотрудникам адаптироваться к непривычным условиям, а вам — эффективно ими управлять.
Установите здоровое общение внутри удаленной команды
Общение в удаленных командах сильно отличается от традиционного общения на месте: многие удаленные сотрудники отмечают, что после перехода на удаленную работу самые большие изменения коснулись того, как они общаются и сотрудничают.
Плохая коммуникация в удаленных командах может привести к следующим недостаткам:
- Низкий уровень сотрудничества или его отсутствие. Чтобы помочь другим выполнить свои задачи или сделать их более эффективно, ваши товарищи по команде должны регулярно быть на связи. Но когда сложно связаться с товарищами по команде, люди предпочитают выполнять задачи самостоятельно, не обращаясь за помощью к более опытным членам команды. В результате может пострадать как качество работы, так и скорость.
- Отсутствие цели. Цель является важнейшим компонентом индивидуальной мотивации, но, когда у команд есть общая цель, она приводит к целому пакету преимуществ, таких как удержание сотрудников, повышение производительности и даже улучшение показателей фондового рынка. Но команды, где коммуникация скудна, не могут испытать всего этого, поскольку цель команды никогда не разделяется и не культивируется.
- Отсутствие распространения знаний. Некоторые из членов вашей команды наверняка будут обладать большими знаниями и опытом, чем другие. В удаленных командах с плохой коммуникацией этот пробел в знаниях никогда не закрывается: старшие члены команды слишком заняты выполнением своих задач, а новые члены команды не решаются спрашивать совета. В конечном итоге этот разрыв приводит к напряженности и упущенным возможностям, а новые члены учатся гораздо медленнее, чем могли бы.
- Чувство изоляции. Изоляция сотрудников — один из наиболее распространенных недостатков удаленной работы, который негативно влияет на производительность и моральный дух сотрудников. Слабая коммуникация с коллегами и руководством только усугубляет эту проблему.
Стоит отметить, что некоторые удаленные команды испытывают прямо противоположное — обилие общения. Из-за слишком большого количества бесполезных встреч или слишком большого количества времени, проведенного в корпоративных мессенджерах, сотрудники страдают от информационной перегрузки и бесконечных отвлекающих факторов.
К счастью, независимо от того, испытывает ли ваша удаленная команда недостаток или избыток общения, есть способы решить все проблемы связи одновременно:
- Проведите аудит удаленной связи. Поймите, как сейчас общается ваша команда. Иногда вы будете удивлены, сколько общения происходит по некомандным каналам, таким как, например, личные мессенджеры. Это хороший знак того, что каналы рабочего общения используются недостаточно и некоторые люди могут остаться в стороне. Проанализируйте количество встреч в календаре команды — их слишком много или слишком мало? Обратите внимание, если некоторые люди отсутствуют на обсуждениях или у них на планах слишком много встреч. Аудит поможет вам узнать, есть ли какие-либо дисбалансы в общении вашей команды и проблемы, связанные с общением, которые могут повлиять на вашу команду.
- Проведите опрос сотрудников. Лучший способ выявить проблемы, связанные с общением (или любыми рабочими проблемами, если на то пошло), если спросить своих сотрудников. Проведите опрос коллег, спрашивая их, считают ли они, что совещаний слишком много или слишком мало, и почему они так думают.
- Осмотрите свои инструменты. Инструменты оказывают огромное влияние на работу вашей команды, и выбор правильных инструментов коммуникации гарантирует, что общение в вашей команде будет не только сбалансированным, но и полным и насыщенным. Используете ли вы инструменты видеоконференций, такие как Zoom, чтобы члены вашей команды могли не только слышать, но и время от времени видеть друг друга? Поддерживают ли ваши средства связи совместное использование экрана для дополнительной интерактивности и запись, чтобы сохранить собрания для отсутствующих членов команды? Узнайте больше о функциях, которые предлагают ваши текущие средства связи, и начните использовать их для улучшения общения в удаленной команде.
Установите постоянную связь с руководством
Регулярное двустороннее общение с руководством одинаково важно как для сотрудников, так и для менеджеров. Без прочной связи с лидерами сотрудники могут чувствовать себя введенными в заблуждение, разочарованными и демотивированными.
Исследование Google показало, что сотрудники считают неспособность признать достижения сотрудников и отсутствие четких указаний со стороны руководства двумя наиболее распространенными причинами неэффективного лидерства. Постоянное общение помогает менеджерам направлять сотрудников, признавать успехи сотрудников, помогать решать проблемы и обеспечивать своевременную обратную связь.
Вот, как вы можете обеспечить сбалансированное общение между лидерами и членами команд в ваших командах:
- Установите правила взаимодействия. Общение на удаленной работе становится более удовлетворительным и эффективным, когда менеджеры устанавливают ожидания относительно частоты встреч, инструментов, которые команды должны использовать, и времени этих встреч. Кроме того, каждый сотрудник должен знать, в какое время дня ему лучше всего общаться с руководителями.
- Проводите регулярные встречи один на один. Встречи один на один предлагают множество преимуществ как для менеджеров, так и для сотрудников, таких как сосредоточенность, руководство и управление проблемами, и это лишь некоторые из них. Неудивительно, что исследования показывают, что высокоэффективные менеджеры чаще предпочитают регулярные встречи один на один, чем менее результативные.
- Сделайте ваше общение один на один более эффективным. Хотя встречи один на один предлагают множество преимуществ, чтобы воспользоваться всеми преимуществами, менеджеры должны быть подготовленными к этим встречам: на чем должны быть сосредоточены встречи? Как я могу помочь своему коллеге? Как мне отслеживать результат этих встреч? Ответы на эти вопросы до начала встречи требуют серьезной подготовки, поэтому менеджеры склонны пропускать эти встречи или импровизировать.
Решение конкретных проблем удаленного доступа
Опросы о состоянии удаленной работы последовательно выявляют одни и те же три проблемы, которые годами беспокоят удаленных работников: нарушение баланса между работой и личной жизнью, одиночество и отвлекающие факторы дома. Эти проблемы известны каждой удаленной команде, и каждая по-своему влияет на управление удаленной командой.
Проблема удаленной работы №1: баланс между работой и личной жизнью
Проблема отключения от работы знакома многим удаленным работникам, особенно тем, кто работает из дома. В течение многих лет отключиться от офиса было так же просто, как покинуть офис и поехать домой. Смена физического местоположения облегчила этот переход, поскольку многие привычки, связанные с работой и отдыхом, использовали физическую среду в качестве триггера.
Несмотря на то, что существует множество советов по удаленной продуктивности, которым сотрудники могут следовать, чтобы стать более продуктивными самостоятельно, вот как менеджеры могут помочь сотрудникам более эффективно отключаться от работы:
- Установите жесткий график работы. Менеджерам необходимо установить четкие рабочие часы для каждого члена своей команды и активно поощрять людей отключаться за пределами этого рабочего времени. Например, даже если возникает неотложная проблема и ответственное лицо недоступно в нерабочее время, менеджеры никогда не должны винить его, а вместо этого работать вместе над тем, как предотвратить указанные проблемы в будущем.
- Проводите асинхронные встречи. Члены групп в глобально распределенных командах часто работают в разных часовых поясах. Например, ваша ежедневная встреча назначена на полдень, а для кого-то уже вечер.
Проблема удаленной работы №2: изоляция
Как решить проблему удаленной изоляции:
Занятия по тимбилдингу. Запланируйте регулярные занятия по построению команды, на которых сотрудники смогут поговорить на нерабочие темы и лучше узнать друг друга. Встреча с членами вашей команды — прекрасная возможность для сплочения команды, и эти встречи помогают бороться с социальной изоляцией. Обратите внимание, что ваши групповые встречи не обязательно должны быть грандиозными, но их обязательно нужно правильно организовать, чтобы добиться желаемого эффекта.
Проблема удаленной работы №3: отвлекающие факторы
Отвлекающие факторы, снижающие производительность, одинаково беспокоят как удаленные, так и неудаленные команды, но с удаленными отвлекающими факторами труднее справиться, поскольку зачастую менеджеры мало что могут сделать.
В конце концов, что вы собираетесь делать с детьми, постоянно отвлекающими своих родителей, когда они работают дома?
Однако вот, как менеджеры могут помочь сотрудникам справиться с отвлекающими факторами, связанными с работой:
- Отдайте на аутсорсинг рутинную или административную работу. Есть два вида работы: одна, которая вдохновляет, и другая, которую вам сказал менеджер, а обыденная работа сама по себе отвлекает. При сегодняшнем изобилии рынков фриланса менеджеры могут легко передать повседневные административные задачи на аутсорсинг и помочь своим сотрудникам сосредоточиться на вещах, в которых они действительно хороши.
- Поощряйте сеансы Pomodoro. Техника «Помодоро» — всемирно известный метод повышения продуктивности для всех, кому сложно сосредоточиться на определенных задачах. Для максимальной эффективности объедините приемы со статусом «Не беспокоить» в своем мессенджере, чтобы никто из вашей команды не смог прервать ваш поток.
Удаленные работники сталкиваются с рядом специфических проблем, связанных с удаленной работой, которые влияют на их мотивацию: отсутствие общения с товарищами по команде, социальная изоляция, отсутствие цели, отвлечение внимания дома, а также отсутствие признания и указаний со стороны руководства. Обязательно выявляйте эти проблемы во время встреч один на один с сотрудниками или опросов и решайте насущные проблемы одну за другой, чтобы выполнять работу эффективнее и создавать благоприятную атмосферу для всех сотрудников.