Время на чтение ~8 минут
Долгие годы управления процессами привели к набору лучших практик, ряду фундаментальных принципов, своеобразных правил, которые необходимо соблюдать, чтобы оптимизировать работу компании, доставлять бизнес-результаты клиентам и удовлетворять потребности других заинтересованных сторон организации. Следующие принципы лежат в основе методов работы и изменения бизнес-процессов. Без соблюдения этих принципов ваша бизнес-команда может легко растеряться и отвлечься от главной цели.
Давайте начнём с самого простого: что собой представляет процесс?
Процесс представляет собой набор действий, которые взаимодействуют друг с другом. Часто выходные данные одного процесса являются входными данными другого процесса. Действия, связанные с важным процессом, должны документироваться и контролироваться.
Процесс – это последовательность шагов и решений, связанных с завершением работы. Мы можем этого не осознавать, но процессы есть везде и в каждом аспекте нашего досуга и работы. Несколько примеров процессов могут включать:
- Приготовление завтрака
- Разработка бюджета
- Уборка комнаты
- Чтение статьи
Как спроектировать бизнес-процесс?
Проектирование бизнес-процессов — это метод, используемый для создания нового рабочего процесса с нуля. Организации занимаются проектированием бизнес-процессов, когда начинают думать о том, как они будут производить и предоставлять свои продукты и услуги. Организации также занимаются проектированием бизнес-процессов, когда внедряют совершенно новые процессы или переделывают существующие. Эффективные бизнес-процессы должны быть масштабируемыми и воспроизводимыми. Если в организации отсутствуют структурированные процессы, персонал будет прибегать к рутинным действиям, основанным на его опыте в данной отрасли. Это приведет к непоследовательности и неэффективности.
Проектирование бизнес-процесса состоит из следующих 4 шагов:
- Выявление и определение проблемы
- Определение входов, выходов, сторон и процедур
- Отображение процесса
- Тестирование процесса
Разработка эффективного бизнес-процесса требует методического подхода, который проходит через каждый из 4 шагов, перечисленных выше. Однако этот процесс можно сделать более эффективным с помощью программного обеспечения для бизнес-процессов, которое обеспечивает простоту проектирования бизнес-процессов.
Выявление и определение проблемы
Этот первый шаг включает определение мотивов и причин для разработки бизнес-процесса. Это может быть относительно простая задача или гораздо более сложная, в зависимости от ваших обстоятельств и характера вашей организации. Например, новой организации может потребоваться разработать новую систему адаптации, которой раньше не существовало. Другой организации может потребоваться разработать новые процессы для обеспечения роста или нового продукта или услуги. Прежде чем двигаться дальше, подумайте, принесет ли процесс дополнительную ценность и какую пользу он принесет организации.
Определение входов, выходов, сторон и процедур
Выходные данные напрямую связаны с проблемой, которую вы определили на предыдущем шаге. Там вы определили потребность и имеете представление о том, каким должен быть конечный результат. В этот момент начните собирать информацию. Определите заинтересованные стороны, которые знакомы с процессом или будут вовлечены в процесс после его реализации. Привлекайте их к мозговым штурмам. Общайтесь лицом к лицу, чтобы максимизировать обмен информацией. Определите, какие ресурсы необходимы для получения результатов. Начните думать о процедурах, которые вы будете использовать, чтобы добраться туда. Перечислите все ваши входы, выходы и процедуры отдельно, чтобы вы могли легко ссылаться на них при создании карты процесса.
Отображение процесса
Карта процесса — это инструмент планирования, используемый для визуального отображения рабочего процесса при разработке бизнес-процесса. Карты процессов могут принимать различные формы. Они могут быть такими же простыми, как инфографика или блок-схема. Карты процессов улучшают видимость и могут быть легко интегрированы в существующие технологические системы организации.
Хотя все карты процессов разные и зависят от сложности процесса, есть несколько ключевых элементов, которые должны быть у каждой карты. К ним относятся:
- Действия
- Точки принятия решения
- Входы и выходы
- Функции
- Заинтересованные стороны
- Технологические измерения
- Необходимое время
Вы можете создать карту процесса вручную или с помощью программного обеспечения BPM. Пока рисуете карту, убедитесь, что каждый шаг имеет смысл для пользователя. Шаги должны быть написаны простым языком с использованием базовой терминологии и должны легко читаться. Убедитесь, что ваша карта включает все входы, выходы, стороны и процедуры, определенные на втором этапе.
Программное обеспечение для бизнес-процессов может сэкономить вам много времени и усилий. Просто перетащите задачи на удобную панель инструментов.
Тестирование процесса
Важно тщательно протестировать новые процессы, прежде чем внедрять их в свою деятельность. Есть много способов протестировать структуру вашего бизнес-процесса. Один из способов — запускать более мелкие аспекты процесса и расширяться оттуда. Точно так же еще один эффективный подход — саботировать определенные процессы до тех пор, пока они не перестанут работать. Затем вы можете посмотреть, где произошел сбой процесса, и выяснить, почему он сломался.
Используйте информацию, которую вы узнали из своих тестов, чтобы внести изменения. Протестируйте процесс еще раз. Продолжайте этот процесс, пока не будете уверены, что ваши процессы выдержат вызовы реального мира. Многие организации совершают ошибку, внедряя свои проекты бизнес-процессов без проведения каких-либо тестов только для того, чтобы увидеть, как они терпят неудачу и нарушают свою работу.
Можно переходить к принципам
- Учитывать риски
Хотя слово «риск» может натолкнуть вас на мысль о хаосе и непредсказуемости, в контексте предпринимательства принятие риска — это рассчитанный и измеряемый побочный продукт начала бизнеса.
Принятие риска в предпринимательстве — это процесс выявления, оценки, смягчения и опробования потенциальных возможностей и стратегий, которые могут помочь вам построить или развить свой бизнес, но также могут привести к личным или профессиональным потерям. По-настоящему хороший и продуманный бизнес-процесс позволит оценить все риски и всевозможные варианты, как их можно обойти.
- Бизнес-процессы должны управляться целостно.
Становится все более распространенным назначение управляющего процессом для каждого процесса организации. Управляющий действует как защитник от имени процесса, беря на себя ответственность за эффективность процесса перед заинтересованными сторонами.
Управляющий работает не только над улучшением проектов процессов, но и над тем, чтобы оставаться в этой роли после завершения этих проектов. Это означает, что вы должны быть в курсе показателей эффективности процессов и заинтересованных сторон и сравнивать текущую производительность с лучшими показателями в бизнесе. В первую очередь управляющий следит за тем, чтобы процесс продолжал соответствовать требованиям заинтересованных сторон, и предпринимаются корректирующие или упреждающие действия, необходимые либо для постоянного улучшения, либо для внесения радикальных изменений. Распорядители процессов должны эффективно использовать влияние, даже если они не имеют прямого контроля над ресурсами, задействованными в выполнении и управлении выполняемой ежедневной работой.
- Изменения в бизнесе должны основываться на заинтересованных сторонах
Этот принцип спрашивает: «Кого волнует, что мы делаем и насколько хорошо мы это делаем?». Он признает, что организация существует не только для своих собственных целей — она должна служить большему сообществу, чем она сама.
Заинтересованная сторона — это любое лицо или любая группа, на которую влияет деятельность организации, которая имеет личную заинтересованность или может каким-либо образом повлиять на ее деятельность. Типы должны быть сегментированы в соответствии с их различными требованиями и различиями в том, как с ними следует обращаться.
Критерии заинтересованных сторон будут зависеть от реальных потребностей заинтересованных сторон, но они будут сбалансированы с желаниями и намерениями организации.
- Изменения в бизнесе — это путешествие, а не пункт назначения
Сегодня необходимо принять во внимание два основных бизнес-фактора: во-первых, у нас нет времени, чтобы сделать все правильно, поэтому все, что мы делаем, придется корректировать по мере того, как мы работаем на рынке. Во-вторых, что бы мы ни делали, сколь бы правильными они ни были, это будет недолговечным и все равно придется меняться. Следовательно, мы должны создавать универсальные решения и следить за тем, что меняется, чтобы иметь возможность адаптироваться в будущем. По существу, это означает, что мы никогда не достигнем стабильности, но всегда будем туда стремиться. Мы должны признать, что в любой момент времени наши заинтересованные стороны будут иметь набор требований, которые постоянно меняются. Баланс между этими требованиями будет меняться по мере изменения вклада каждого из заинтересованных сторон в нас.
Приливы и отливы заинтересованных сторон и эволюция рынка означают, что процессами необходимо управлять, даже если они не претерпевают радикальных изменений. Без управления процессами, постоянного измерения, сравнительного анализа и постоянного внимания к заинтересованным сторонам всех типов мы будем отставать из-за истощения. Изменения необходимы, даже если мы просто хотим сохранить нашу текущую позицию.