Время на чтение ~8 минут
В современном цифровом мире изменился способ подписания документов. Вам больше не нужно физически присутствовать, чтобы согласиться на контракт, принять предложение о работе или даже открыть банковский счет. Это связано с тем, что электронные подписи сделали процесс подписания документов более быстрым, удобным и безопасным. Тем не менее, до сих пор существует путаница в отношении того, что делает электронную подпись действительной. Например, можете ли вы поставить свою подпись на листе бумаги, отсканировать подпись и просто вставить изображение в цифровой файл? Или это еще не все? Если вы не уверены, какой ответ правильный, вы попали по адресу. Вот основные различия между электронной и сканированной подписями.
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись — это, по сути, цифровая версия рукописной подписи человека. Он используется для доказательства того, что подписавшая сторона соглашается с условиями предложения, контракта или любого другого юридически обязывающего документа.
Использование электронных подписей регулируется законодательством. Фактически, более чем в 60 странах мира действуют законы, определяющие, что представляет собой юридически обязывающую электронную подпись.
Будут ли электронные подписи иметь силу в суде?
Если говорить кратко — да. Однако подписи на цифровых документах должны соответствовать определенным условиям, чтобы иметь юридическую силу. Итак, если вы хотите, чтобы ваши электронные подписи сохранялись в суде, вам необходимо использовать программное обеспечение, соответствующее следующим правилам электронной подписи.
1. Определите подписывающее лицо
Если у вас когда-нибудь возникнет спор, вам нужно будет доказать личность человека, подписавшего документ. В противном случае сторона-истец может заявить, что лицо, согласившееся с условиями, либо не имело на это полномочий, либо сама электронная подпись была подделана.
2. Докажите намерение подписавшего
Помимо личности подписывающего лица, электронные подписи также доказывают его намерение согласиться с условиями, изложенными в подписанном документе. На практике это означает, что любые изменения в ваши цифровые документы необходимо вносить до их подписания. Если подписантов несколько, документ не считается действительным, пока вы не соберете все необходимые подписи. А если вы или ваш клиент захотите внести изменения в условия после подписания, вам придется аннулировать существующий договор и составить новый.
3. Сохранить целостность подписанного документа
По сути, это означает, что вам необходимо убедиться, что после подписания документа не было внесено никаких изменений. С печатными документами вам не придется слишком много думать об этой проблеме. Ведь оно уже черно-белое, на листе бумаги.
Однако, если ваши документы находятся в цифровом формате, могут произойти случайные изменения. Это можете быть вы, ваш клиент или кто-либо еще, имеющий доступ к документу. А поскольку даже малейшее изменение делает ваш документ недействительным, вам необходимо убедиться, что после подписания никакие изменения невозможны.
Как можно собрать юридически обязательные электронные подписи?
Для сбора юридически обязательных электронных подписей все, что вам нужно, — это надежное программное обеспечение, которое соответствует правилам электронной подписи. Помимо проверки подлинности каждой собранной вами подписи, нужно также записать:
- Адрес электронной почты подписывающего лица
- Дату и время предоставления подписи
- IP-адрес подписывающего лица
Кроме того, важно гарантировать сохранение целостности каждого документа, блокируя его содержимое после подписания. Это означает, что ни вы, ни ваша команда не сможете случайно внести изменения в подписанные вами документы.
Что такое сканированная подпись?
Сканированная подпись представляет собой цифровое изображение рукописной подписи человека. Создать его может любой, у кого есть сканер или телефон. Все, что вам нужно сделать, это подписать свое имя на листе бумаги, отсканировать его или сфотографировать, и все готово. Оттуда вы можете просто вставить файл изображения вашей подписи в документы PDF или Word, верно?
Да — если вы делаете это ради удовольствия. Но если вы используете этот метод для подписи важных документов, вам необходимо знать, что отсканированная подпись не имеет юридической силы. Для создания юридически приемлемой электронной подписи в документе Word или PDF вашему клиенту необходимо иметь собственный сертификат электронной подписи. Сканирование их подписи без сертификата цифровой подписи оставляет вас открытым для юридических споров.
Имеют ли отсканированные подписи юридическую силу?
Особенность подписей в том, что они являются просто подтверждением того, что человек с чем-то согласен. Это «что-то» или, другими словами, обещания в контракте, которые обычно вызывают проблемы – например, неплатеж или несогласие с ожиданиями контракта. Если вы просто разместите на документе отсканированную подпись, этот документ можно будет незаметно изменить, и будет сложно доказать, что он изначально не содержал вставленных пунктов или измененных условий. Манипулировать электронным контрактом в электронном виде слишком легко.
Отсканированные подписи не имеют юридической силы. Это связано с тем, что невозможно доказать одновременно личность и намерения подписавшего.
Подумайте об этом: любой, у кого есть доступ к любому документу, содержащему вашу рукописную подпись, может просто отсканировать его. После этого они могли просто вставить его в любой документ по своему выбору. Отсканированные подписи легко подделать, и именно поэтому вставка изображения подписи в документ не будет иметь силы в суде.
Законны ли отсканированные подписанные документы?
Если у вас есть физические документы, подписанные на листе бумаги, вы можете преобразовать их в цифровой формат путем сканирования. Но если отсканированная подпись не считается действительной, что это значит для ваших вновь отсканированных документов?
В большинстве случаев оригиналом считается документ, подписанный собственноручно. Если вы затем отсканируете этот документ, его цифровая версия станет копией оригинала. Теперь, если вы храните контракты в архивных целях и не ожидаете возникновения каких-либо споров, вы можете безопасно избавиться от физических копий после их оцифровки.
Однако, если это новый контракт, содержащий рукописную подпись, лучше всего сохранить обе копии. Таким образом, в случае спора вы сможете доказать, что ваша цифровая копия такая же, как оригинал.
Может ли рукописная подпись стать электронной подписью?
Да, вы можете перенести свою рукописную подпись в цифровой мир, создав ее с помощью платформы электронной подписи. Хотя большая часть программного обеспечения для электронной подписи позволяет подписывать документы, вводя свое имя, некоторые также позволяют клиентам ставить свои подписи.
Хотя, как электронные, так и отсканированные подписи представляют собой цифровые подписи, существуют серьезные различия, когда речь идет о юридической силе. В конце концов, отсканированная подпись — это просто изображение подписи, которым легко манипулировать, и которое каждый может скопировать. По этой причине отсканированные подписи не являются безопасными и считаются юридически недействительными.
Электронные подписи, с другой стороны, включают в себя специализированное программное обеспечение для электронной подписи, которое соответствует соответствующим нормам. Программное обеспечение для онлайн-подписи не только позволяет вам подписывать контракты и другие важные документы, но и позволяет легко разрешать любые потенциальные споры.
Самое сложное — избежать мошенничества. Электронные подписи, соответствующие законам об электронной подписи, имеют встроенные технологии защиты от мошенничества, гарантирующие, что электронная версия подписей не может быть использована в своих целях. Нет смысла знать, что ваша отсканированная подпись принята, если контракт, частью которого она является, фундаментально изменился, и вы не можете доказать, что это произошло. Безопасные онлайн-подписи, содержащие технологические компоненты защиты от мошенничества и создающие полные проверяемые журналы, являются единственным верным способом создания надежных контрактов.