Как повысить эффективность сотрудников на удалёнке

Время на чтение ~8 минут

Пандемия стала новой реальностью окружающего мира, что означает работу в удалённом режиме. По разным статистическим данным, от 47% и до 53% сотрудников переведены в такой формат: цифры колеблются от выборки. Также показатели сильно зависят от конкретной отрасли.

При этом от 7% и до 10% периодически появляются в офисах. Но ⅔ работающих удалённо сотрудников руководители хотели бы видеть лично ежедневно. И это даже с учётом того, что при таком подходе траты на аренду возрастают. Основная причина — в недостаточной эффективности удалённого труда.

Перевод обратно на офис — серьёзное решение, означающ9ее увеличение расходов. К тому же оно зачастую попросту недоступно в современном мире с учётом пандемии. Такие реалии могут сохраниться и в ближайшие годы. Поэтому необходимо искать ответ на вопрос, как повысить КПД сотрудников на удалёнке.

Какие факторы нужно учитывать

На эффективности удалённой работы сказываются следующие факторы:

согласование разных задач;
отсутствие выделенного рабочего места;
низкое качество связи;
отсутствие необходимой техники;
множество отвлекающих факторов в домашних условиях;
влияние расслабляющей обстановки;
невозможность делегировать ряд задач.

Выше указаны все основные факторы, на которые часто жалуются сотрудники и отмечают руководители. Решение проблем можно разбить на две группы. Первая касается личной эффективности. Вторая — команды.

Как повысить личную эффективность

Для повышения личной эффективности можно выделить основные моменты, которые мешают, а потом начать с ними работать. Чтобы выявить проблемные зоны, необходимо фиксировать разными способами количество отведённого времени на выполнение задач и то, сколько потрачено в итоге. Подобный подход поможет сориентироваться.

Согласование вопросов

Многим сотрудникам не хватает возможности лично согласовать те или иные вопросы. Решается это примерно следующим образом:

можно записать все контакты руководителя и нужных членов команды, чтобы связываться с ними разными способами;
оговорить допустимость и схемы общения по различным каналам во избежание недоразумений;
установить, по каким контактам разрешается беспокоить в исключительных ситуациях;
начать работать по технике Pomodoro – сосредоточенная работа по интервалам по 25 минут;
обсудить время решения рабочих вопросов.

Грамотный подход поможет снизить стресс, увеличит производительность труда. Оговаривать всё желательно в начале работы, пока не возникли недоразумения. Если по мере выполнения текущих задач ситуация изменилась, разумно провести повторную дискуссию.

Создание рабочей зоны

Заметная проблема — отсутствие свободного пространства на решение рабочих мест. Далеко не у всех предусмотрена возможность дистанционно работать. Часто не хватает нужного пространства. Домашняя обстановка может постоянно сбивать, отвлекать и расслаблять. Немало проблем создают домочадцы, которые могут не понимать концепт удалённой работы, регулярно пытаться побеседовать, например.

Решение напрашивается — жёсткое разграничение домашнего и рабочего. Если нет возможности разделить пространство, например, предполагается только обеденный стол, постарайтесь разграничить всё по времени. Например, до 8 утра это — домашняя зона, а с 8 до 12 и с 13 до 19 — рабочая. Подчеркните последнее, уберите чашки и вазу, поставьте на стол календарь, ежедневник, книги. Создайте офисную обстановку — так настроиться на рабочий лад проще.

С родственниками можно поговорить. Кроме того, с близкими тоже реально использовать разные приёмы, чтобы приучить к тому, что вы дома — работаете, а не просто сидите:

Если получается запереться в комнате — повесьте табличку, запрещающую вход. Это важно в большей степени символически.
Установите конкретное время, когда вы будете для них доступны. Например, полчаса в обеденный период.
Напоминайте каждый раз при попытках вас прервать о том, чем точно вы занимаетесь.
Используйте наушники с шумоподавлением. Это поможет лишний раз не отвлекаться на посторонние звуки.
Распланируйте все задачи, причём включая домашние. Желательно учитывать не только то, сколько времени на всё уходит, но и сколько ресурсов.

Стоит отметить, что при освоении чего-либо нового, включая новый подход в работе, сначала эффективность снижается, и только потом она возрастает. Это совершенно нормально. Поэтому при составлении планов нужно также внести в график время на перестройку, разобраться с тем, как с учётом этого перераспределить нагрузку. Рациональный подход к удалённой работе позволяет свести негативный эффект от такой перестройки к минимуму.

Как повысить результативность командной работы

Успех командной работы зависит во многом от того, каких результатов добиваются отдельные члены коллектива. И если для одних перестройка пройдёт легко и безболезненно, то другие теряются в домашней обстановке, перестать понимать, как сосредоточиться на рабочих вопросах.

Стоит учесть также, что не у всех обстановка располагает к решению текущих задач. У кого-то дома — маленькие дети, любопытные животные и соседи с дрелью за стенкой. Поэтому иногда рациональнее выделить деньги на коворкинг.

Плюс важно, чтобы менее опытные в плане организации работы в дистанционном режиме сотрудники получали помощь и поддержку от тех, у кого такой опыт имеется. Подход к командной работе в первую очередь задаётся руководителем:

сохранение коллективности — в условиях пандемии важно остаться сплочёнными. Поэтому отсутствие опыта по удалённой работе у одного сотрудника должно восприниматься не как создание проблем остальным, а как задача, новый вызов перед командой;
обратная связь — важно, чтобы сотрудники могли обсудить, что нравится, а что — нет, без страха санкций. Принципиально это в период перехода на удалённый формат работы, когда многое согласовывается, легче заметить первые ошибки;
контроль инфраструктуры. Далеко не у всех сотрудников проведён скоростной Интернет. У многих может не хватать электроники. Проблемы со связью или же технические неполадки затягивают решение ключевых вопросов, срывают сроки сдачи проекта. Лучшая профилактика — это раздать членам команды офисную технику, оплатить смену тарифа на более дорогой (или подключение к новому провайдеру);
коллективная порука. Внутри команды можно разделить людей на более опытных с удалённой работой специалистов и на тех, у кого такого опыта нет. Первым выдают шефство над вторыми на условии доплаты за дополнительную нагрузку. В некоторых случаях это сплачивает, однако действенность такого решения на 90% зависит от команды и отношений внутри;
комбинирование разных форматов связи. Для некоторых команд более эффективными оказываются периодические видеоконференции. Одним проще выдавать друг другу задания в текстовом виде. Некоторые начинают совместно использовать доски с постановкой задач. Можно также поэкспериментировать с разными сервисами;
грамотное распределение задач. Для этого можно использовать сервисы, которые позволяют управлять разными проектами. Среди самых интересных – Trello, “Яндекс.Трекер”, Asana. Но можно подобрать варианты;
периодический мозговой штурм. Переход на удалённую работу можно воспринять как общую проблему или сложную ситуацию, если она порождает много неудобств. В таком случае команда будет вместе против проблем, что позволит быстрее наладить связь и лучше поддерживать друг друга;
перевод фокуса с контроля рабочего времени и процессов на контроль результата и промежуточных этапов. В офисе менеджеры следят за тем, как идёт работа, когда сотрудники приходят в офис, насколько они отвлекаются от решения текущих вопросов. В удалённом формате сделать это намного сложнее, а продуктивности будет меньше. Поэтому рационально перейти на оценку результата. Причём можно установить итоговый результат и промежуточные цели.

Перевод компании, в особенности крупной, на удалённый формат функционирования — это стресс и серьёзный вызов. Однако справиться с ситуацией объективно реально, если грамотно подойти, всё правильно распланировать и распределить. Нужно изменить подход к управлению происходящим, перестроиться. Чем быстрее это сделать, тем безболезненнее пройдёт процесс перестройки.

А мы напоминаем, что наш сервис управленческого учета для малого бизнеса Syfer может помочь вам в организации удаленного учета финансов и планировании деятельности компании.