Как выстроить систему управления в компании

Время на чтение ~7 минут

Эффективность компании на 90% зависит от того, как у неё будет построено управление. Для достижения конкретного результата используют инструменты, которые применяются в проектном менеджменте. Именно он отвечает за решение задачи в рамках заданного бюджета с учётом представленных ресурсов, включая время. 

Добиваться поставленных целей можно разными способами. Они одинаково подходят как крупному бизнесу, так и малому. В современных корпорациях за грамотное выстраивание системы управления отвечает отдельно назначенный специалист. В малом бизнесе — руководитель. Но подходы хороши тем, что в равной степени работают везде. 

Выбор методики 

При выборе подходящей методики следует учитывать в комплексе: 

• приоритеты компании;
• базовые цели;
• масштаб проекта;
• установленный бюджет;
• количество других ресурсов, то есть не относящихся к финансовым;
• вероятные риски;
• состав команды. 

Все методики управления стандартно делят на 2 большие группы. Это каскадная или Waterfall, которая появилась изначально. Она отличается жёстким подходом к регулированию. И это Agile — модель, которая известна гибкостью, является адаптивным вариантом. 

Каскадный подход в менеджменте 

Этот подход к управлению появился в 70-х годах прошлого века. Он — объективно жёсткий: проект разбивался на строгие стадии, причём они проходились, как правило, последовательно. Возвращение на предыдущий этап или смешение этапов не допускалось. Все требования формулируют до начала непосредственно проекта. 

Классические для каскадного подхода этапы выглядят следующим образом: 

1. Сбор первичной информации. На указанном этапе устанавливается, какие в наличии есть ресурсы. Эту информацию перепроверяют;
2. Постановка целей (итоговых и промежуточных). Выставление требований. Создание плана;
3. Выполнение проекта;
4. Тестирование получившегося результата;
5. Внесение правок (корректировки) по необходимости;
6. Окончание проекта;
7. Подведение и оформление результатов. 

Базовые моменты такого подхода: 

• жёсткая фиксация (создаётся масса документов);
• нет разбивки каждого этапа на дополнительные;
• перед переходом к новой стадии нужно сначала завершить текущую;
• возвращение к предыдущим этапам невозможно;
• в классическом варианте каскадного подхода внесение правок предполагалось только на стадии тестирования, а сам процесс отделялся от заказчика (потребителя);
• строгая отчётность;
• жёсткое распределение ответственности. 

Эта система планирования наилучшим образом подходит для крупных компаний. С её помощью проще избегать хаоса. 

Преимущества:

1. Отсутствие внезапных сюрпризов и необходимости часто что-то корректировать. Достаточно следовать плану;
2. Повышенная предсказуемость;
3. Благодаря большому количеству документов отслеживается каждый этап и быстро находится ошибка в расчётах;
4. Такой подход к планированию помогает без проблем установить виновных в срыве;
5. Благодаря отчётности этот вариант облегчает в дальнейшем государственную регистрацию продукта, прохождение сертификации, получение патента;
6. Оптимально для крупных компаний;
7. Продуманная система для объёмных проектов, в которых участвует большое количество специалистов. Позволяет передавать решение задач на аутсорс; 

Недостатки:

1. Выполнение проекта способно затормозиться или даже рухнуть из-за форс-мажоров;
2. Последовательность выполнения стадий увеличивает время, которое нужно для проекта;
3. Слабо подходит для работы в режиме аврала или в кризисных ситуациях;
4. Нет контакта с клиентом, в результате чего возникает риск создать продукт, который не будет интересен целевой аудитории;
5. Не всегда получается на начальной стадии чётко сформулировать требования на 100%;
6. Доработки стоят дорого;
7. Слабо подходит для творческой отрасли. 

Agile-методы управления: гибкость и адаптивность 

Есть ряд гибких подходов к управлению, которые известны под объединяющим названием Agile. В основе лежит базовый принцип — разбивка на короткие этапы. Общая цель — это глобальный результат, причём достижение делится на ряд подпунктов. Работа над каждым ведётся отдельно. Такой подход позволяет получать нужный эффект и всё структурировать. 

У указанного подхода нет жёсткости. Зато есть принципы, на которых всё строится: 

1. В приоритете — работающий продукт, а не документация; 
2. Самое важное — налаженное взаимодействие между людьми;
3. Сотрудничество с клиентом имеет решающее значение. Оно даёт удовлетворённую целевую аудиторию;
4. Готовность к переменам помогает оставаться гибким и адаптироваться.

В рамках указанного подхода применяются 2 ключевые методики — Kanban и Scrum. Они подразумевают использование доски для визуализации. 

Kanban

Kanban даёт возможность достигать баланса, работает с большим количеством всевозможных задач. Просто у них есть приоритет, причём — разный. Заниматься выставлением промежуточных целей может сам владелец бизнеса. Отвечающий за это работник в указанном случае не требуется. Каждый этап реально заморозить или отложить при желании. У задач предусмотрены отдельные метки: выставление цели, в работе, тестирование, завершён, заморожен. Они бывают и другими, в зависимости от того, что нужно. 

Преимущества:

1. Система помогает получать быстрые результаты;
2. Самые важные задачи решаются оперативно;
3. Проблемы с достижением одной цели не сказываются на общем процессе;
4. Можно справиться за короткий срок с большим объёмом работы без ущерба для качества;
5. Необязательно вовлекать в происходящее управляющего специалиста;
6. Такой подход позволяет легко адаптироваться к меняющимся условиям;
7. Для освоения изначальная подготовка необязательна. 

Недостатки:

1. Важна мотивация сотрудников;
2. Оптимально подходит для команд, где сотрудники решают похожие задачи;
3. Нельзя использовать для долгосрочного планирования;
4. Слабо подходит для крупных компаний;
5. Важны навыки самоорганизации каждого сотрудника. 

Scrum как подход к управлению 

Этот метод комбинирует гибкость и жёсткие дедлайны. У каждого проекта есть заданное количество работников (традиционно небольшое), менеджер, который отвечает за выполнение задачи, а также дедлайн. При этом достижение общей цели разбивается на спринты. Они могут длиться неделю или месяц, конкретика зависит от масштабов проекта. Scrum также нацелен на оценку эффективности работников и на повышение показателей КПД. 

Преимущества:

1. Этот подход помогает гибко перестраиваться;
2. Он даёт возможность добиваться эффективности;
3. С помощью Scrum реально постоянно улучшать создаваемый продукт;
4. Благодаря спринтам быстро можно увидеть, к чему идёт команда, при необходимости внести корректировки;
5. Сама методика — гибкая, но наличие дедлайнов даёт контролировать временные расходы;
6. Общая работа над проектом позволяет создавать эффективные команды;
7. Видна ответственность каждого за результат. 

Недостатки:

1. Для Scrum нужно подобрать работников с сопоставимой компетентностью, чтобы они могли при необходимости заменить друг друга;
2. Такой подход требует быстрого процесса, иначе желаемого эффекта не будет;
3. Результат сильно зависит от слаженности работы внутри отдельно взятой команды;
4. Если не рассчитать силы, можно выдохнуться на первом спринте и не справиться с остальными;
5. На подбор команды иногда нужно много ресурсов. 

Kanban и Scrum

Scrum похож на Waterflow со всей его строгостью и дедлайнами, но в Scrum задачи и сроки устанавливаются перед спринтами, которые длятся от одной недели. В Kanban больше гибкости — задачи могут возникать спонтанно, приоритеты имеют возможность смещаться. Используя Scrum, нужно обязательно по итогу спринта оценивать эффективность команды (а это затраты времени и разбор итогов спринта с командой). Kanban не требует таких формальностей, а целиком сосредоточен на движение задачи по доске от статуса «открыта» до «выполнена», поэтому с ним проще работать онлайн. Scrum требует, чтобы обязательно был кто-то, кто следил за движением в спринте (например, project manager или scrum-мастер), а Kanban, наоборот, дает возможность членам команды самим контролировать работу друг друга без стороннего вмешательства.

Подведение итогов 

Для управления компанией необходимо использовать систему, чтобы эффективно управлять имеющимися ресурсами, оперативно добиваться целей и создавать качественный продукт. При этом важно, чтобы ускорение в работе не сказывалось отрицательно на получаемом результате. 

Грамотно выстроенная система управления — гарантия выживаемости компании в 2021 году. Объективно важной она становится в период кризиса. Поэтому при наличии собственного предприятия или дела нужно разобраться с тем, как вы будете выстраивать проекты. У каждого из описанных подходов есть определённые плюсы и минусы. Нет оптимального решения, которое подошло бы на все случаи жизни. Поэтому эксперты рекомендуют пробовать всевозможные подходы, смотреть на получаемые результаты, анализировать их и делать выводы. И стоит учесть, что для разных проектов следует применять различные системы управления. Поэтому их периодически разумно менять. С таким подходом реально добиться поставленных результатов.