Время на чтение ~7 минут
По данным некоторых опросов, больше 50% предпринимателей в России закрывают бизнес в первые 3 года. Причин много, но неправильное обращение с бухгалтерией — одна из главных. Ниже указаны 7 ключевых правил. Строгое следование им поможет сохранить бизнес.
1. Сохраняйте баланс между управленческим учётом и бухгалтерским
В 2021 предприниматели стали чаще обращать внимание на важность управленческого учёта. О его значении говорят финансовые аналитики, экономисты, сами бухгалтеры. Оспорить роль управленческого учёта для бизнеса трудно. Он делает многие процессы прозрачными, позволяет всё контролировать.
Но нельзя игнорировать значение и бухгалтерского учёта. Если ему не уделять внимание, фирму просто закроют. Контроль ФНС над происходящим в России постоянно ужесточается. Поэтому сохраняйте баланс. А если не хватает средств на всё сразу — организуйте сначала бухучёт.
2. Не предоставляйте бухгалтеру полный контроль над личным кабинетом в банке
Распространённая ошибка — давать бухгалтеру (особенно на аутсорсинге) полный доступ к интернет-банку. Заканчиваются такие ситуации выводом денег со счета и исчезновением человека.
Разумеется, это мошенничество и хищение денег. Но если бухгалтер хорошо подкован, а также если у него есть доступ к ЭЦП, он может создать видимость оплаты каких-то услуг, перевода средств по договорам. Риск потерять деньги — реальный. А для возврата нужно будет пройти много инстанций и разбирательств.
Избежать такой проблемы легко — сохранить доступ к расчётному счёту исключительно за собой. Подписывать лично платёжки нетрудно, с удалённым доступом для этого достаточно какого угодно устройства. При планах уехать куда-то, где отсутствует Интернет, можно настроить автоматический перевод денег. Многие банки предоставляют такой сервис.
3. Контролируйте деньги
Потеря контроля над финансами и неправильные расчёты — одни из главных причин банкротства. ФНС может автоматически списывать деньги. От контрагента иногда приходят средства, но не в том количестве, в котором ожидалось.
Частое движение средств по счетам может сбить с толку, запутать. Поэтому стоит постоянно следить за происходящим. Можно выделить ключевые моменты:
- остаток на конкретную дату (начало месяца и конец, например);
- приход;
- расход.
Детальную выписку у банка сейчас можно получить в электронном виде за пару кликов. И 90% финансовых организаций выдают её бесплатно. Это простая процедура, зато она помогает отслеживать, что у вас происходит с движением по счетам.
Учтите, что, к примеру, при преодолении определенного лимита по выручке на упрощенной системе налогообложения вы рискуете быть переведенным на ОСН — это еще одна причина следить за оборотом.
Регулярно сверяясь с выпиской, вы сразу видите все штрафы, недочёты, прочее. С какими угодно недоразумениями легче всего разобраться моментально, чтобы потом избежать долгих разбирательств. Доказать ошибочность штрафа тоже проще при быстром реагировании.
4. Мониторьте первичную документацию
Грамотная организация первичной документации — это прозрачность дел, отражение достоверной информации и минимальный риск претензий от налоговой. Закрывайте сделки актами, следите за оборотом накладных. Наладить грамотный документооборот в потоке намного проще, чем разбираться впоследствии с хаосом документов.
Разбираться с первичной документацией можно по-разному:
- Нанять бухгалтерскую компанию на аутсорсинге. Удобный вариант, однако только в том случае, если вы доверяете такой организации.
- Нанять толкового бухгалтера, который будет всё контролировать. Но полностью управление ситуацией упускать из рук нельзя. Известны случаи, когда к таким специалистам впоследствии переходили сами компании.
- Вникнуть в первичку самостоятельно и выстроить в компании культуру привязки оплаты к закрытию всех документов. Если водитель знает, что документы за доставку означают расчёт, он не будет тянуть с накладными. Аналогично и со всеми остальными. Разобраться с первичной документацией не так сложно, сейчас хватает подробных мануалов.
Для облегчения жизни и процесса контроля за ситуацией можно оплатить программу. Есть много вариантов софта разного вида, который помогает следить за движением первичных документов, напоминает, если у вас что-то не закрыто. Отдельные программы доступны в виде демо-версий первый месяц (или 2 недели) бесплатно.
5. Всегда закрывайте месяц
На протяжении месяца необходимо вносить все данные. Потом проверить их корректность, рассчитаться со всеми. А дальше — нажать на «закрыть месяц» в бухгалтерском софте.
Это важно:
- Помогает приучить себя и сотрудников к финансовой дисциплине.
- Мешает недобросовестным сотрудникам торговых компаний вносить изменения “задним числом”. Заодно инвентаризация становится более прозрачной.
- Решает проблему уточнённых деклараций. ФНС не любит такую документацию. Нередко внесение декларации с уточнениями достаточно для назначения камеральной проверки.
Если вы сами не занимаетесь бухучётом, приучите к закрытию месяца бухгалтера. Если ведение отчётности отдали на аутсорсинг, впишите соответствующее требование в договор оказания услуги.
6. Изучите систему налогообложения
У каждой системы налогообложения без исключения есть свои подводные камни. Патент не покрывает все виды деятельности, плюс нужно учитывать условия его применения. При УСН нельзя выписывать счета-фактуры клиентам, иначе у вас возникнет обязанность начислить НДС 20%.
Глубокое изучение той системы налогообложения, на которой вы находитесь, никогда не помешает. Оно поможет понять:
- как пользоваться её преимуществами. До 80% предпринимателей отказываются от налоговых льгот, боясь нежелательного внимания со стороны ФНС РФ и санкций. Однако налоговая оптимизация возможна, если всё делать грамотно;
- как остаться на “упрощёнке”. У УСН есть требование не только к прибыли или к количеству работников, но и к обороту. Это означает, что если вы расплатитесь с кем-то, отдав крупную сумму в качестве возврата долга, рискуете вдобавок потерять право на применение УСН. Поэтому принципиально важно внимательно следить за движением средств по счетам;
- что нельзя делать. Например, выписывать счета-фактуры тем, кто находится на УСН, не следует. Иначе возникнут долгие разбирательства с бухгалтерией и с ФНС. Учтите, что есть риск получить штраф. И таких примеров хватает;
- какие инструкции выдать сотрудникам. Выписать счёт-фактуру, допустим, может и ваш персонал по незнанию. Рядовые продавцы привыкли угождать клиентам. Поэтому нужно предоставить чёткие инструкции на тему того, что делать не следует. Для этого вы сами должны понимать используемую систему налогообложения.
7. Заведите календарь отчётности
Платёжный календарь и календарь отчётности — это база контроля над происходящим в компании. Разберитесь в том, когда вам нужно что конкретно заплатить. И не откладывайте до последнего: сервера ФНС могут оказаться перегруженными, в результате ваши документы поступят с опозданием.
А сдачу отчётности налоговая засчитывает не по той дате, когда предприниматель отправил документы в каком угодно виде, а тогда, когда они поступили в ФНС РФ. Следовательно, опоздание даже на один день влечёт за собой:
- штрафы;
- нежелательное внимание ФНС;
- увеличение риска проверки.
Плюс компания, которая в 99% случаях сдаёт отчёт в последний день, воспринимается ФНС РФ как организация с потенциальными проблемами. Такой подход к отправке документов — косвенное доказательство того, что отчётность формируют в последний момент. Само по себе нарушением не является, но сказывается на общем впечатлении.
Подведение итогов
Правильный подход к ведению бухгалтерской отчётности позволяет снизить риск внеплановой налоговой проверки, увеличить прозрачность дел внутри компании для владельца. Главное — не предоставлять доступ к расчётному счёту, вникнуть в правила оформления первичной документации и следить за движением средств. Понимать тонкости использования конкретного налогового режима тоже будет полезно. Такой подход увеличит вероятность выживания предприятия даже в кризисный период. Помните: недооценивать значение бухучёта — опасно. Возникает риск, что вашу организацию закроют.