Время на чтение ~7 минут
Эпидемиологическая обстановка по миру привела к переводу части сотрудников на удалёнку. И предприниматели выяснили, что такой формат занятости выгоден. Можно экономить на аренде помещений, содержании оборудования, коммунальных услугах.
Формат удалённой занятости тоже предполагает определённые расходы для работодателя. Поэтому нужно выполнить расчёт перед тем, как сделать определённые выводы.
Расчёт расходов работодателя на внедрение удалёнки
Внедрение удалёнки тоже предполагает расходы. Они могут быть:
- разовыми;
- постоянными.
Следует рассмотреть структуру каждой группы расходов. К разовым относятся выплаты на оформление электронной цифровой подписи, если работник вправе подписывать документы от лица компании. Нужно не забывать расходы на покупку для сотрудника оборудования, которое можно использовать в домашних условиях. Также необходимо тратиться на установку и настройку программного обеспечения, позволяющего стабильно поддерживать связь с таким сотрудником. Но если выделять офисную технику, реально сэкономить.
Постоянные расходы — это фоновые траты, обоснованные удалённым форматом работы сотрудника. Конкретика обусловлена спецификой деятельности специалиста:
- Виртуальная АТС может потребоваться сотрудникам колл-центра.
- Отделу продаж нередко нужна CRM-программа. Большинство эффективного софта такого рода — платное или оснащено платными функциями.
- Перевод бухгалтерии на аутсорсинг требует отдельного заключения договора. Если удалённо будут трудиться штатные сотрудники, необходимо внедрить сервис по учёту рабочего времени. Плюс надо будет позаботиться о защите информации, передающейся между офисом и компьютером такого бухгалтера.
- При отсутствии полного перехода на электронный документооборот в состав постоянных расходов придётся включить оплату курьерской службы.
- Сотруднику может потребоваться компенсировать расходные материалы (заправка принтера, канцтовары), расходы на оплату Интернета, износ оргтехники, если речь об использовании его имущества.
Выплата компенсации сотруднику
В законодательстве нет установленного размера выплаты компенсации при переводе сотрудника на удалённый формат. Поэтому работодатель вправе самостоятельно определить размер суммы. Допустим, 2 тысячи рублей на каждого сотрудника.
Однако если предприятие будет указывать сумму компенсации как основание для уменьшения налогооблагаемой базы в документации ФНС РФ, то расчёт размера компенсации надо привязать к чему-то конкретному. Это может быть амортизация оборудования, оплата коммунальных счетов (электричество) или связь (мобильные услуги, Интернет). Такой подход позволит подтвердить экономическую обоснованность расчёта суммы и спасёт от претензий со стороны ФНС РФ.
Но важно учитывать ряд моментов:
- Амортизация должна затрагивать только ту часть времени, когда оргтехника используется для решения рабочих вопросов. Допустим, компьютер стоит 60 тысяч. По коду ОКОФ ПК отнесён к имуществу со сроком амортизации 2-3 года. И для расчёта суммы нельзя стоимость ПК просто разделить на 36. Это будет только первый шаг. Нужно рассчитать, сколько в процентах рабочие часы составляют от общего количества часов в конкретном месяце. Этот процент от месячных расходов на амортизацию и будет той суммой, которую разрешено по правилам ФНС РФ компенсировать. Иными словами, такое возмещение должно быть обосновано.
- Аналогично в отношении любой другой оргтехники.
- По таким же правилам проводят расчёт компенсации за Интернет и электричество.
- Выплату расходов за мобильную связь можно сделать, проанализировав стоимость соответствующих услуг в рабочее время или отдельных звонков, выполненных по поручению работодателя.
- Компенсацию расходных материалов (картриджи, канцтовары, прочее) нужно делать на основании чека.
Финансовая выгода перевода на удалёнку сотрудника
Перевод сотрудника на удалённый формат работы позволяет существенно сэкономить. Ниже по пунктам описано, в чём конкретно заключается выгода.
Уменьшение расходов на аренду помещения
До 90% тратят серьёзные средства на арендную плату. Это особенно актуально для крупных городов (Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург). По информации от риэлторских агентств в 2020 году средняя стоимость аренды квадратного метра офиса в столице равна 2 тысячам рублей. СанПин требует выделения сотруднику минимум 4,5 м2 на организацию рабочего пространства. То есть один сотрудник в плане аренды обходится предприятию в 9 тысяч рублей ежемесячно.
Поддержание офиса в порядке
Офис предполагает расходы не только на арендную плату. Необходимо:
- поддерживать площади в чистоте — клининговые услуги;
- обеспечивать сохранность — расходы на охрану;
- гарантировать функциональность объекта — регулярно оплачивать коммунальные платежи.
Функционирование офиса в условиях эпидемии требует дополнительных расходов для выполнения требований Роспотребнадзора. Это покупка антисептических средств, обеззараживание, обеспечение сотрудников перчатками и масками.
Компенсация проезда
Периодически предприятия компенсируют сотрудникам оплату проезда. Отдельные компании приобретают проездные. Другие выдают средства на покупку бензина. Часть предприятий организовывает парковку для устройства личных автомобилей и выделяет деньги на обеспечение охраны. Всё перечисленное подразумевает расходы, которых не будет при переходе на удалённый формат работы.
Уменьшение расходов на содержание оргтехники
Значительная часть работодателей просто договорилась с сотрудниками об использовании домашней техники (ПК и прочее) с амортизационными компенсациями. И этот вариант объективно выгоднее, чем покупка техники в офис, а также выделение ресурсов на поддержание такого оборудования в функциональном состоянии.
Предприятию нужно не просто приобрести оргтехнику. Под неё тоже надо выделять офисное пространство, что с учётом арендной платы означает существенное увеличение расходов. Для ремонта обычно нужен отдельный специалист или договор о постоянном обслуживании. Компенсация амортизации стоит на порядок меньше.
Оформление удалённой работы
С 2021 года в РФ начали действовать новые нормы ТК РФ, регулирующие вопросы удалённого формата работы. Следовательно, нужно навести порядок в кадровой документации.
Полный пакет документов должен содержать следующее:
- согласие сотрудника (в письменном виде) на перевод на удалёнку;
- соответствующий приказ, выданный руководителем;
- дополнительное соглашение к трудовому контракту;
- акт приёма-передачи оборудования, если предприятие обеспечивает сотрудника собственной оргтехникой.
Учтите, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть грамотно составлено. В нём нужно указать:
- место осуществления трудовых обязанностей (вне зоны контроля работодателя);
- формат, в котором планируют поддерживать связь;
- время поддержания контакта, скорость реагирования;
- формат, порядок и сроки предоставления отчётов о проделанной работе;
- порядок, способ и сроки обеспечения сотрудника инструментами для выполнения обязанностей;
- размер компенсации, порядок и основания её начисления;
- иные положения, в полной мере отражающие особенность трудовой функции.
Подведение итогов
Перевод сотрудника на удалённый формат работы может потребовать от предприятия выделения денежных средств. Расходы носят разовый и постоянный характер. Однако в долгосрочной перспективе такой переход выгоден для предприятия. Удалённый формат занятости сотрудников позволяет экономить на ряде значительных статей расхода:
- арендная плата;
- средства, уходившие на поддержание офиса;
- компенсация проезда, включая расходы на содержание парковки;
- выделение денежных средств на покупку оргтехники, плюс на уход.
Перевод сотрудников на удалённый режим занятости означает для предприятия необходимость определённой перестройки. Однако такие изменения соответствуют времени. И в долгосрочной перспективе они позволяют предприятию сэкономить средства, которые разумно потратить на создание финансовой подушки, модернизацию, погашение кредитов. Тем самым компания станет устойчивее. Но окончательное решение в любом случае принимает собственник и руководство предприятия.