Время на чтение ~8 минут
В последние годы бизнес вынужден реагировать на изменения рынка особенно быстро. Сначала свои коррективы во многие бизнес-процессы внесла пандемия и последовавший за ней локдаун. Стоило немного выдохнуть, как в дела вмешались самые жесткие санкции. На фоне этих негативных процессов происходит и развитие технологий.
Получается, что во многих сферах бизнеса работать по старинке уже не выходит и нужно что-то менять. И такие перемены можно ввести эффективно только в том случае, если подойти к вопросу с умом. В этом-то и поможет менеджмент изменений. В статье мы разберёмся, что это такое и получится ли адаптировать его под малый бизнес.
Просто о сложном
По сути, это управление переменами, нужными предприятию на различных этапах своего существования. К примеру, ведение учёта в электронных таблицах удобно для одного офиса, но не годится для крупной сети. Здесь нужна автоматизация.
Однако внедрить её может оказаться далеко не так легко, как кажется: сотрудники намеренно могут сорвать процесс или же в фирме просто не понимают, как это можно реализовать. Здесь-то и поможет менеджмент изменений.
Кому-то может показаться, что новое определение для таких процессов вводить излишне. Но статистика — вещь упрямая и она говорит, что около 70% нововведений оказываются для бизнеса провальными. Зато выгоду от таких инвестиций оценивают в 130-140% (при хорошем раскладе, разумеется). Потому это понятие и выделяют.
Обычно изменения нужны в проблемные периоды: снижение прибыли, рост жалоб или ухудшение мотивации работников. Иногда такая необходимость возникает под влиянием развития технологий, принятием новых нормативных актов и появлением новых трендов. В подобные перемены должны быть вовлечены все. А начинать изменения нужно с проработки стратегии.
В этом году менеджмент изменений обещает быть в тренде среди прочих навыков управления. Все уже привыкли, что в последнее время может произойти всё что угодно — даже то, что ещё недавно казалось фантастикой. Нужно держать руку на пульсе и меняться, подстраиваясь под новые реалии. От этого понятия сегодня напрямую зависит не только сохранение бизнеса, но и его конкурентоспособность. Изменение рабочих процессов под присмотром опытного человека может дать затухающему бизнесу новый толчок для роста и увеличения прибыли впоследствии.
Где нужен менеджмент изменений
Многим кажется, что подобные методы годятся только для транснациональных корпораций, однако это далеко не так. Управление изменениями может использоваться для любого, даже самого небольшого предприятия любого формата в том случае, если оно собирается расти и своевременно реагировать на новые вызовы.
Стоит учесть и то, что в отличие от неповоротливых и громоздких механизмов в крупных компаниях, малый бизнес проще направить в нужную сторону. Понять же, что такие изменения нужны довольно просто: результаты не соответствуют ожиданиям и прогнозам, в то время, как у конкурентов дела идут хорошо. В этом случае стоит изменить свой подход.
В той или иной мере перемены нужны всем, отличаются только задачи. В случае с небольшой компанией сложность может заключаться в нехватке средств, ограниченных людских ресурсах и отсутствия опыта у сотрудников. Тут потребуются быстрая реакция и бОльшая гибкость в расстановке приоритетов.
В большой компании зачастую сложности возникают из-за количества работников и, зачастую, запутанной структурой управления. Тут необходимо разделить весь процесс на необходимые шаги, уделив особенное внимание планированию.
Контроль и управление изменениями
Все перемены зависят от руководства и если к нему приходит понимание того, что без перемен не будет ничего хорошего, то начинается трансформация. Так уж сложилось, что рядовые сотрудники нечасто вносят предложения по оптимизации своей работы. Зачастую они, наоборот, перемены саботируют. Особенно это касается консервативной части коллектива, а они будут всегда. И в этом нет ничего удивительного — людям свойственно бояться перемен и живут они, руководствуясь старыми привычками, невзирая на их неэффективность.
Как ни парадоксально, но противиться переменам могут и руководители. В основном это связано с тем, что они закапываются в рутинные задачи и на что-либо другое времени и желания попросту не остается. Обычно в таких случаях помогают «мозговые штурмы» или консультации с бизнес-тренерами.
В общей массе можно выделить следующие этапы управления изменениями:
- Понимание необходимости перемен;
- Донесение этой информации до сотрудников;
- Формирование цели, определение сроков и анализ эффективности изменений;
- Анализ результатов и коррекция подхода, если это требуется.
Объясним это на конкретном примере:
- Руководство увидело, что финансовый отдел тратит слишком много времени на составление таблиц. К тому же исследование показало, что сотрудники не всегда вовремя передают необходимые данные, а зачастую, теряют их. В результате полная финансовая картина неясна. Тогда принимается решение эти процессы автоматизировать.
- Руководство вместе с финансовым отделом разъясняют плюсы автоматизации всем сотрудникам. После этого коллектив обучается работе с программой учёта.
- Руководство принимает решение выделить на эти процессы 3 месяца, а финансовый отдел должен после отчитаться, сколько времени освободилось у сотрудников и каковы результаты работы по новой схеме.
- Руководство проводит анализ полученных данных. В некоторых случаях стоит пересмотреть подходы к обучению взаимодействия персонала с программой.
Не стоит забывать о том, что кто-то должен быть назначен ответственным за эти процессы. Будет хорошо, если этот человек выступал за изменения, а не пытался их саботировать. Он должен понимать, зачем это нужно, и что стоит на кону.
Подходы к управлению изменениями
Так как менеджмент изменений находится в тренде, к нему существует несколько распространенных подходов.
Переход Бриджеса
Автор этой модели ввёл специальный термин «переход». Он уверен, что коллектив проходит 3 этапа во время изменений:
Понимание и признание. Все понимают, что изменения необходимы. Это самый неприятный этап, вызывающий определённый стресс.
Нейтральный период. Это процесс внедрения нового и постепенный уход от старого. Как правило, в это время на сотрудников ложится дополнительная нагрузка. Руководству необходимо внимательно следить за тем, чтобы всё шло согласно планам.
Новое начало. Все прошло удачно и коллектив готов работать по новым стандартам.
ADKAR
Эта аббревиатура, которая расшифровывается как: Осознание, Желание, Знание, Способность, Закрепление. В процессе перемен коллектив проходит через эти этапы. После прохождения очередного этапа выставляются оценки, чтобы иметь представления о том, насколько хорошо сотрудники справляются с изменениями.
Модель Коттера
- Создать у сотрудников ощущения, что перемены нужны срочно. Это поможет подчеркнуть их необходимость.
- Собрать команду профессионалов для координации необходимых изменений.
- Решить, что нужно менять, и чем новое будет отличаться от старого.
- Выбрать из коллектива добровольцев, которые будут продвигать идеи перемен среди сотрудников.
- Создать необходимые для изменений условия и ликвидировать все возможные препятствия.
- Поощрять промежуточные успехи, которые могут вдохновить сотрудников.
- Не сбавлять темп и своевременно вносить нужные коррективы.
- Закреплять всё новое до той поры, пока оно не сможет полностью вытеснить старое.
Помимо этих трёх моделей существуют и другие. Эксперты сходятся во мнении, что использовать можно любую, главное понимать цели менеджмента изменений. Некоторые модели подходят для любого бизнеса, другие же более узкоспециализированы. В любом случае есть из чего выбрать.
Самое главное, что необходимо понять о менеджменте изменений:
- Инициатором перемен должно быть прежде всего руководство.
- Необходимо чётко осознавать цели перемен, поставить адекватные сроки их внедрения и разработать критерии оценки их эффективности.
- Донести важность этих целей до каждого члена коллектива, рассказать о позитивных итогах их внедрения и поощрении при достижении результатов.
- Необходим анализ на каждом промежуточном этапе и внесение корректив в процессе их внедрения.
Понимая это, можно запускать процесс изменений и быть уверенным в том, что он будет доведён до конца.